11. Depotabstimmung
(1) Die Depots sind mindestens einmal jährlich mit den Depotkunden durch Übersendung von Depotauszügen abzustimmen. Depotauszüge, die nicht versandt werden konnten bzw. deren Versendung im Interesse der Depotinhaber unterlassen worden ist, können, sofern der Depotbestand unverändert geblieben ist, bei der folgenden Depotabstimmung durch einen entsprechenden Vermerk als für diesen Abstimmungstag ebenfalls gültig ergänzt werden. Die Ausfertigung neuer Depotauszüge ist in diesem Falle nicht erforderlich.
(2) Aus den Depotauszügen muß der Bestand des Depots zum Abstimmungstag einwandfrei zu entnehmen sein. In den Depotauszügen sind die dem Kreditinstitut anvertrauten Wertpapiere einzeln mit ihrem Nennbetrag oder der Stückzahl, der genauen Bezeichnung der Wertpapierart einschließlich der Angabe ihrer Merkmale (Serie, Gruppe, Reihe usw.) und der Verwahrungsart aufzuführen. Bei der Sammelverwahrung ist nach Haussammeldepot und Girosammeldepot zu unterscheiden. Aus der Angabe der Verwahrungsart im Depotauszug muß für den Hinterleger eindeutig erkennbar sein, in welcher Weise er Eigentum an den Wertpapieren besitzt. Schuldrechtliche Ansprüche auf Lieferung von Wertpapieren, die im Verwahrungsbuch des Kreditinstituts verbucht sind, müssen in den Depotauszügen aufgeführt und als solche gekennzeichnet werden. Aus den Depotauszügen müssen alle wesentlichen Einzelheiten über die Art der Stücke, wie z.B. nur Mäntel, nur Bögen, Namensaktien mit prozentualer Einzahlung und plusbzw. minus Zession, verloste Stücke usw. ersichtlich sein. Unterliegen die Wertpapiere besonderen Sperren, z.B. nach devisenrechtlichen oder anderen Vorschriften, so muß dies aus den Depotauszügen ersichtlich sein. In den Depotauszügen des Drittverwahrers ist ferner anzugeben, ob die Wertpapiere im Eigendepot A, im Pfanddepot C oder in einem mit der betreffenden Kundennummer näher zu bezeichnenden Sonderpfanddepot ruhen. Sind die Wertpapiere inländischen Kreditinstituten zur Drittverwahrung anvertraut, so ist die Angabe des Lagerortes nur dann erforderlich, wenn die Wertpapiere auf Weisung des Hinterlegers einem bestimmten dritten Kreditinstitut übergeben worden sind. Im Ausland angeschaffte und dort verwahrte Wertpapiere sind in den Depotauszügen wie in den Verwahrungsbüchern als Posten der Wertpapierrechnung unter Angabe des Lagerlandes auszuweisen.
(3) Die Erstellung und der Versand der Depotauszüge muß durch die Innenrevision oder andere neutrale Mitarbeiter überwacht werden. Der Versand der Depotauszüge ist prüfbar nachzuweisen. Es muß sichergestellt sein, daß die Durchschriften der beim Kreditinstitut verbleibenden Depotauszüge nur den mit der Kontrolle und dem Versand bzw. der Aushändigung der Depotauszüge beauftragten Personen zugänglich sind. Nicht zustellbare Depotauszüge und Depotauszüge, die im Interesse des Depotinhabers wegen des damit verbundenen Risikos tunlichst nicht zu versenden sind, müssen unter besonderem Verschluß gehalten werden. Schriftliche Reklamationen der Depotinhaber und als unzustellbar zurückkommende Depotauszüge müssen den für ihre Kontrolle und Aufbewahrung verantwortlichen Mitarbeitern unmittelbar nach Eingang übergeben werden. Die zur Benachrichtigung der Depotinhaber bestimmten Vordrucke müssen einen Hinweis enthalten, an wen (neutrale Kontrollstelle) schriftliche Reklamationen zu richten sind.
(4) Bei der Depotabstimmung kann auf ein Depotanerkenntnis unter den folgenden Voraussetzungen verzichtet werden:
Die Verwahrung und Verwaltung der Wertpapiere, die Depotbuchhaltung und die Abwicklung von Aufträgen zum Kauf und Verkauf von Wertpapieren müssen funktionell getrennt sein. Es muß ferner sichergestellt sein, daß die den Anforderungen dieser Bekanntmachung unterliegenden Geschäfte unbeschadet der sich aus dem Arbeitsablauf ergebenden Kontrollen internen Prüfungen durch Personen unterzogen werden, die nicht für die betreffenden Geschäfte verantwortlich sind. Aus den Unterlagen müssen Art und Umfang der Revisionshandlungen ersichtlich sein. Die Depotauszüge sind durch die Innenrevision oder andere Mitarbeiter, die nicht für das Wertpapiergeschäft verantwortlich sind, anhand der Depots auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit hin zu prüfen. Werden die Depotauszüge mittels computergestützter Verfahren erstellt, so muß durch Kontrollmaßnahmen gewährleistet sein, daß für sämtliche Depots Depotauszüge ausgefertigt werden und daß in ihnen die Depotbestände richtig und vollständig angegeben sind. Die Depotauszüge sind von Mitarbeitern, die nicht für das Wertpapiergeschäft verantwortlich sind, grundsätzlich durch die Post versenden zu lassen. Werden in Ausnahmefällen Depotauszüge dem Hinterleger oder dessen zum Empfang Bevollmächtigten in anderer Weise übermittelt, so muß die ordnungsgemäße Zustellung durch besonders strenge Maßnahmen (z.B.Übergabe gegen Quittung) gewährleistet sein. Mitarbeiter des Kreditinstitutes dürfen nicht Postzustellungsbevollmächtigte für von dem Kreditinstitut verwaltete Kundendepots sein.
Liegen die vorgenannten Voraussetzungen nicht vor, sind von den Hinterlegern Depotanerkenntnisse einzufordern. Von der für die Versandüberwachung zuständigen Stelle ist anhand der Unterschriftenproben zu prüfen, ob die Anerkenntnisse von den hierzu berechtigten Personen abgegeben worden sind. Fehlende Depotanerkenntnisse sind zumindest einmal schriftlich anzumahnen.
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